Hướng dẫn sử dụng AiTraLoi

1. Bắt đầu trong 15 phút

Năm việc, làm theo thứ tự. Sau khi đăng nhập, màn Tổng quan cũng nhắc các việc chính và tích dấu ✅ khi xong.

1. Đăng ký dùng thử ở trang Bảng giá → mở thư, đặt mật khẩu → đăng nhập. Chi tiết
2. Nạp tư liệu: vào Kho tri thức, dán địa chỉ sitemap website (hoặc dán tay bảng giá, chính sách). Bot chỉ nói những gì có trong kho. Chi tiết
3. Thử hỏi: ở Kho tri thức, ô Thử xem bot tìm được gì; ở Giọng trả lời, ô Thử nhanh — xem bot trả lời ra sao, không gửi cho ai. Chi tiết
4. Thêm kênh: vào Kênh → Thêm kênh web → chép mã dán vào website. Page Facebook / Zalo thì bên em gắn giúp. Chi tiết
5. Đọc nháp vài ngày đầu: để kênh ở chế độ Chỉ soạn nháp, đọc câu bot soạn trong Nháp chờ gửi; ưng rồi mới chuyển Tự động trả lời. Chi tiết

Đang dùng thử thì có 14 ngày, 300 câu trả lời, 1 kênh. Muốn bên em nạp tư liệu giúp, nhắn ở nút Hỏi nhanh góc phải màn hình.

2. Đăng ký & đăng nhập

Đăng ký dùng thử

1. Mở Bảng giá, bấm Đăng ký dùng thử ở ô Dùng thử (hoặc khung đăng ký ở cuối trang chủ).
2. Điền tên, số điện thoại, email và tên cửa hàng / công ty. Có email là tài khoản được tạo ngay, không phải chờ ai gọi.
3. Mở thư "AiTraLoi: tài khoản dùng thử đã sẵn sàng" → bấm Đặt mật khẩu và bắt đầu → đặt mật khẩu từ 10 ký tự trở lên. Đường dẫn trong thư dùng được 7 ngày.
4. Đăng nhập ở nút Đăng nhập góc trên bên phải mọi trang.

Không thấy thư: xem mục Quảng cáo hoặc Spam của Gmail. Vẫn không có thì vào trang đăng nhập, bấm Quên mật khẩu? và nhập đúng email đã đăng ký — hệ gửi lại đường dẫn đặt mật khẩu.

Mua thẳng không qua dùng thử

Ở Bảng giá bấm nút của gói muốn mua → điền thông tin → trang thanh toán hiện mã QR. Chuyển khoản xong, tài khoản được tạo và thư đặt mật khẩu tự gửi tới email anh/chị. Xem mục 9.

3. Nạp tư liệu cho bot (Kho tri thức)

Đây là bước quyết định bot trả lời hay hay dở. Bot không tự biết giá, địa chỉ, chính sách của anh/chị — nó chỉ đọc kho. Kho thiếu thì bot nói thật là chưa có thông tin và xin số điện thoại khách, không bịa.

Cách 1 — Quét website (nhanh nhất)

1. Vào Kho tri thức, kéo tới Thêm nguồn quét.
2. Loại: chọn Sitemap XML (khuyên dùng). Ô URL dán địa chỉ sitemap, thường là https://ten-mien-cua-ban.com/sitemap.xml (WordPress có Yoast thì là /sitemap_index.xml). Không có sitemap thì chọn Danh sách URL dán tay và dán mỗi dòng một trang.
3. Chỉ lấy URL chứa: điền phần đường dẫn của trang sản phẩm / dịch vụ, ví dụ /san-pham/, /dich-vu/. Bỏ URL chứa: /tag/, /page/, /tuyen-dung/. Để trống là lấy hết.
4. Lịch quét lại: Mỗi tuần nếu website hay đổi giá; Chỉ khi bấm tay nếu ít đổi.
5. Bấm Lưu nguồn, rồi bấm Quét ngay ở dòng nguồn vừa thêm. Xong sẽ báo số trang đã nạp.

Cách 2 — Nạp tay thứ không có trên website

Ở khung Nạp tài liệu tay: điền Tiêu đề (ví dụ "Bảng giá dịch vụ 2026") và Nội dung (tối thiểu 50 ký tự) → bấm Nạp vào kho.

• Ưu tiên: tài liệu quan trọng (bảng giá, chính sách đổi trả) đặt ưu tiên cao để bot đọc trước.
• Hết hiệu lực ngày: dùng cho khuyến mãi có hạn. Qua ngày đó bot tự thôi dùng tài liệu, khỏi lo bot báo giá khuyến mãi cũ.

Viết tư liệu thế nào để bot trả lời tốt

• Ghi con số cụ thể: "Bánh kem bắp size 16cm giá 280.000 đồng" tốt hơn "giá tuỳ size".
• Mỗi tài liệu một chủ đề: bảng giá riêng, giao hàng riêng, bảo hành riêng. Bot tìm đúng đoạn nhanh hơn.
• Viết luôn câu khách hay hỏi kèm câu trả lời: "Có giao hàng tỉnh không? — Có, gửi qua Viettel Post, phí theo bảng của nhà xe."
• Ghi rõ điều không làm: "Tiệm không bán bánh mì, chỉ bánh kem." — bot sẽ trả lời dứt khoát thay vì vòng vo.

Kiểm tra và sửa

• Ô Thử xem bot tìm được gì: gõ đúng câu khách hay hỏi (gõ không dấu cũng được) → bấm Tìm thử. Không ra tài liệu nào nghĩa là kho thiếu chỗ đó.
• Bảng Tài liệu trong kho: bấm vào tiêu đề để sửa nội dung, tắt tạm, đặt hết hiệu lực, ghi lý do sửa.
• Màn Câu hỏi kho chưa có: những câu khách hỏi mà kho không có gì khớp. Nạp bổ sung xong thì tích chọn và bấm Đánh dấu đã xử lý những câu đã chọn. Đây là danh sách việc cần làm mỗi tuần.

4. Giọng trả lời

Giọng trả lời quyết định bot xưng là ai, nói dài hay ngắn, khi nào xin số điện thoại, chủ đề nào không được bàn. Bot luôn xưng "em", gọi khách là "anh/chị" — luật này đặt sẵn, không cần viết.

1. Vào Giọng trả lời. Có sẵn 4 mẫu: Tư vấn dịch vụ (chung), Bán hàng / sản phẩm, Chăm sóc khách cũ, Chỉ tiếp nhận + xin liên hệ. Dùng mẫu ngay cũng được — bot tự điền tên doanh nghiệp của anh/chị vào.
2. Muốn giọng riêng: ở khung Thêm / sửa giọng, đặt Tên, chọn mẫu để có sẵn nội dung, rồi sửa phần Nội dung giọng trả lời: bên em là ai, bán gì, việc của bot là gì, nguyên tắc.
3. Độ dài trả lời: Ngắn — 2-4 câu hợp với chat nhất.
4. Xin SĐT: bật và chọn xin sau mấy lượt (thường là 2) — hỏi ngay câu đầu khách dễ bỏ đi.
5. Chủ đề KHÔNG được bàn: mỗi dòng một chủ đề (ví dụ "so sánh với đối thủ", "giá sỉ"). Gặp là bot xin phép chuyển người phụ trách.
6. Dấu hiệu cần chuyển người thật: thêm cụm từ riêng nếu muốn; hệ đã tự nhận các câu kiểu "chưa có thông tin", "chuyển người phụ trách".
7. Bấm Lưu giọng trả lời, rồi thử ở khung Thử nhanh: chọn giọng, gõ câu khách hỏi, bấm Thử. Kết quả hiện kèm tư liệu bot đã đọc, không gửi cho ai.

5. Gắn kênh: website, Facebook, Zalo

Khung chat trên website — tự làm, 2 phút

1. Vào Kênh → Thêm kênh web. Loại kênh đã chọn sẵn Chat trên website; Mã kênh để trống, hệ tự đặt.
2. Điền Tên hiển thị (hiện trên đầu khung chat, ví dụ "Tiệm Hoa Mai — hỏi nhanh"), chọn Giọng trả lời, chọn Chế độ, tích bật → Lưu kênh.
3. Ở mục Mã nhúng khung chat website, bấm Chép mã, dán vào website ngay trước thẻ </body>. WordPress: dùng plugin chèn mã chân trang (ví dụ "WPCode" → Footer). Haravan / Sapo: phần chỉnh giao diện → chèn mã cuối trang.
4. Mở website, góc phải dưới có nút Hỏi nhanh. Hỏi thử một câu.

Đổi lời chào và các câu gợi ý bằng thuộc tính trong mã: data-chao="…", data-goi-y="Câu 1|Câu 2|Câu 3". Website có thanh điều hướng dính đáy trên điện thoại thì thêm data-cach-day="70" để nút không đè lên.

Khách tải lại trang vẫn thấy lại hội thoại. Nhân viên trả lời tay trong Hội thoại thì tin hiện ra trong khung chat của khách sau vài giây.

Page Facebook (Messenger) — bên em gắn giúp

1. Trên Facebook, vào Page → Cài đặt → Quyền truy cập Trang → Thêm mới, nhập tài khoản facebook.com/hobaotu.rita, cấp quyền có Tin nhắn.
2. Nhắn bên em tên Page. Bên em gắn Page vào tài khoản của anh/chị và bật nhận tin — Page hiện trong màn Kênh, cột Nhận tin ghi đã đăng ký.
3. Chọn giọng trả lời và chế độ cho Page ở nút Sửa. Vài ngày đầu nên để Chỉ soạn nháp.

Bot trả lời tin Messenger trong khoảng một phút: hệ chờ khách gõ xong (mặc định 15 giây) rồi trả lời gộp, thay vì trả lời từng dòng. Theo quy định của Facebook, quá 24 giờ kể từ tin cuối của khách thì page không được tự gửi — câu trả lời khi đó thành nháp để nhân viên quyết định.

Mới gắn Page, màn Tin bỏ quên có nút Nạp hội thoại cũ từ Facebook về để xem những khách đã nhắn trước đó mà chưa ai trả lời.

Zalo

• Zalo OA (tài khoản chính thức): bên em kết nối giúp qua quyền quản trị OA. Nhắn bên em ở nút Hỏi nhanh.
• Zalo cá nhân: bên em tạo kênh, anh/chị vào Kênh → bấm Đăng nhập Zalo ở dòng kênh đó → mở Zalo trên điện thoại, quét mã QR. Nên dùng số Zalo riêng cho bán hàng, không dùng Zalo cá nhân của chủ.

Chế độ của kênh

• Chỉ soạn nháp — người bấm gửi (an toàn nhất): bot soạn sẵn, nhân viên đọc rồi gửi. Dùng lúc mới bắt đầu.
• Tự động trả lời: bot gửi luôn.
• Tự động trong giờ, ngoài giờ soạn nháp: điền khung Giờ hành chính cho từng thứ (ví dụ 08:00-17:30, để trống là ngày nghỉ).
• Tắt: bot không trả lời, tin vẫn được ghi lại.

Tối đa lượt bot mỗi hội thoại: đặt ví dụ 8 — quá số lượt đó hội thoại tự chuyển sang Chờ người, tránh bot nói mãi với một khách khó.

6. Trực hội thoại hằng ngày

• Tổng quan: số câu đã dùng trong tháng, lead nóng nhất, hội thoại gần đây. Con số nào cũng bấm vào được để xem danh sách.
• Hội thoại: lọc theo trạng thái — Mới, Bot đang lo, Chờ người, Người tiếp quản, Xong. Mỗi ngày nên xem hết nhóm Chờ người: đó là những khách bot đã thấy cần người thật.
• Trả lời tay: mở một hội thoại, gõ ở ô Trả lời tay → Gửi. Từ lúc đó hội thoại thành Người tiếp quản và bot tự lùi lại, không chen vào. Xong việc, đổi trạng thái về Bot đang lo nếu muốn bot tiếp tục.
• Nháp chờ gửi: các câu bot soạn chờ người duyệt. Sửa chữ ngay trong ô rồi bấm Gửi, hoặc Bỏ. Nháp quá 7 ngày tự hết hạn.
• Tin bỏ quên: khách nhắn rồi im lặng quá số giờ anh/chị chọn mà chưa chốt. Tích chọn → Soạn nháp cho mục đã chọn để bot soạn câu hỏi thăm, người duyệt rồi gửi.

Khách gửi ảnh: bot không xem được ảnh, nó nói thật và mời khách mô tả hoặc để lại số; hội thoại được đánh dấu chờ người. Khách hỏi lại cùng một ý nhiều lần (bot trả lời chưa trúng) cũng tự chuyển chờ người.

7. Cài app & bật thông báo trên điện thoại

AiTraLoi là web app: cài thẳng từ trình duyệt lên màn hình chính, có biểu tượng riêng, mở toàn màn hình như ứng dụng — không cần tải từ App Store hay CH Play. Cài xong, bật thông báo là điện thoại rung ngay khi có việc, kể cả lúc đang tắt màn hình.

1. iPhone / iPad: mở aitraloi.com/dang-nhap bằng Safari → bấm nút Chia sẻ (ô vuông có mũi tên lên) → Thêm vào MH chính → Thêm. Mở AiTraLoi từ biểu tượng mới và đăng nhập một lần (cần iOS 16.4 trở lên).
2. Android: mở bằng Chrome → bấm ⋮ → Cài đặt ứng dụng (hoặc Thêm vào màn hình chính).
3. Trong app, vào menu Thông báo điện thoại (hoặc bấm nút 🔔 Bật thông báo trên thanh đầu) → Bật thông báo trên máy này → chọn Cho phép. Máy sẽ nhận ngay một thông báo thử.
4. Máy tính cũng bật được (Chrome, Edge, Safari): thông báo hiện ở góc màn hình khi trình duyệt đang mở.

Những gì sẽ báo: khách cần người thật trả lời, khách nhắn tiếp trong hội thoại anh/chị đang tự trả lời, lead mới (khách để lại số), nháp chờ bấm gửi, và đã nhận thanh toán. Bấm vào thông báo là mở thẳng đúng hội thoại / lead đó. Mỗi nhân viên bật trên máy của mình; một người bật được nhiều máy.

8. Lead & nối ra ngoài

Khách để lại số điện thoại hoặc email ở bất kỳ kênh nào, hệ tự tạo lead trong Lead & CRM, kèm nhu cầu khách nói, nguồn (kênh nào) và độ nóng (khách hỏi giá, hỏi gấp, để lại số thì nóng hơn). Cùng một số điện thoại không tạo lead trùng.

• Mở một lead để đổi Trạng thái (Mới → Đã liên hệ → Đang tư vấn → Chốt / Bỏ), giao người phụ trách, ghi chú cuộc gọi.
• Bảng trên cùng cho biết tỉ lệ chốt theo nguồn — page nào, kênh nào ra đơn thật.
• Nút Xuất CSV tải danh sách về mở bằng Excel / Google Sheets.

Đẩy lead đi nơi khác (Nối ra ngoài)

Vào Nối ra ngoài → khung Thêm / sửa mối nối → chọn Loại:

• Telegram: báo ngay vào nhóm Telegram của đội bán hàng (cần Telegram bot token + chat ID).
• Gửi email: điền Email nhận, mỗi lead mới là một thư.
• Google Sheet (Apps Script): mỗi lead thành một dòng trong bảng tính.
• Gửi JSON tới URL (webhook): đẩy sang CRM riêng của anh/chị.

Chọn Bắn khi: Có lead mới hoặc Lead đổi trạng thái → Lưu mối nối → bấm Bắn thử để gửi thử bằng lead gần nhất.

9. Thêm nhân viên

1. Vào Người dùng (menu trái). Đầu trang ghi gói được bao nhiêu người.
2. Ở Thêm / sửa người dùng: điền tên, email, mật khẩu (từ 10 ký tự) → Lưu người dùng. Gửi email + mật khẩu cho nhân viên; họ đổi mật khẩu bằng Quên mật khẩu?.
3. Nhân viên nghỉ việc: bấm Sửa, bỏ tích Cho đăng nhập. Lịch sử họ đã trả lời vẫn giữ.

10. Gói, hạn mức, thanh toán

Một "câu" được tính thế nào

Mỗi câu trả lời bot gửi cho khách là một câu. Tin khách nhắn tới, nháp chưa gửi, câu nhân viên trả lời tay không tính. Số đã dùng trong tháng hiện ở Tổng quan.

• Dùng tới 80% hạn mức: đầu màn quản trị hiện dải báo vàng.
• Hết câu: bot ngừng tự trả lời, tin khách vẫn được ghi lại để nhân viên xử lý. Có hai lối ra ngay trên dải báo: Lên gói cao hơn hoặc Mua thêm câu.
• Câu mua thêm không hết hạn theo tháng — chỉ bị trừ khi đã dùng hết câu của gói.

Thanh toán bằng mã QR

1. Chọn gói ở Bảng giá (hoặc vào Gói & mua thêm câu để mua thêm câu) → trang thanh toán hiện mã QR, số tiền, nội dung chuyển khoản dạng ATL….
2. Mở app ngân hàng, quét mã QR. Giữ nguyên nội dung chuyển khoản — hệ dựa vào mã đó để nhận ra hoá đơn.
3. Chuyển xong cứ để trang mở: hệ tự xác nhận trong vài phút và trang tự đổi sang đã thanh toán. Có thư xác nhận gửi về email.

Lỡ chuyển thiếu: trang báo số còn thiếu, chuyển thêm phần đó với cùng nội dung là đủ, hệ cộng dồn. Gia hạn trước ngày hết hạn thì thời gian được cộng nối tiếp, không mất ngày nào.

Hết hạn

Trước ngày hết hạn 3 ngày và 1 ngày, hệ gửi thư nhắc và hiện dải báo trên màn quản trị. Qua ngày hết hạn, bot ngừng tự trả lời; dữ liệu (kho, hội thoại, lead) vẫn giữ nguyên, gia hạn là chạy lại ngay.

11. Gặp sự cố thì xem gì

Bot hay trả lời "bên em chưa có thông tin"

Kho thiếu. Xem Câu hỏi kho chưa có, nạp bổ sung, rồi dùng Thử xem bot tìm được gì để chắc là đã tìm ra.

Bot nói sai giá / thông tin cũ

Tìm tài liệu cũ trong Tài liệu trong kho, sửa hoặc tắt; khuyến mãi thì đặt Hết hiệu lực ngày. Website đổi giá thì bấm Quét ngay ở nguồn quét.

Page có tin mà bot không trả lời

Kiểm lần lượt: chế độ kênh có đang Tắt / Chỉ soạn nháp không (xem Nháp chờ gửi); cột Nhận tin có đã đăng ký chưa; dải báo hết câu / hết hạn ở đầu màn quản trị; hội thoại có đang Người tiếp quản không (bot lùi khi người đã vào).

Khung chat không hiện trên website

Mã phải dán trước </body> và kênh phải đang bật (mục Mã nhúng ghi rõ nếu kênh đang tắt). Website có plugin gom/nén JavaScript thì loại trừ đoạn mã này. Xoá bộ nhớ đệm (cache) của website sau khi dán.

Không thêm được kênh / nhân viên

Đã chạm số kênh / số người của gói — thông báo ghi rõ con số. Lên gói ở Bảng giá.

Chuyển khoản rồi mà chưa kích hoạt

Thường trong vài phút. Quá 30 phút: kiểm nội dung chuyển khoản có đúng mã ATL… không; nhắn bên em kèm ảnh biên lai ở nút Hỏi nhanh.

Còn câu nào chưa có ở đây, hỏi ở nút Hỏi nhanh góc phải màn hình — chính AiTraLoi trả lời, cần người thì bên em gọi lại.